10 praktinių būdų didinti produktyvumą: ekspertų patarimai

Pamirškite metus, kai laukdavome metų pradžios norint gauti naują startą asmeniniame gyvenime, darbe ar treniruotėse. Nesvarbu, ar siekiate naujų tikslų, ar tiesiog norite geriau išnaudoti savo laiką, supratimas, kaip būti produktyvesniam, gali jums padėti.

Būti produktyviu reiškia pasiekti tai, ką buvote užsibrėžę padaryti, sako Nchopia Nwokoma, pridėtinis organizacinės psichologijos profesorius iš Vanguard universiteto. Turite viziją, turite tikslą, nustatėte, ką bandote daryti, ir imatės tikslingų veiksmų siekdami to.

Žemiau ekspertai pateikia praktinių įžvalgų, kaip būti produktyvesniam ir kaip sukurti pusiausvyrą, kuri neleistų perdegti.

Kaip produktyvumas gali pagerinti jūsų gyvenimą

Pasak Nwokoma, kai esate produktyvus, jūs kasdien įsipareigojate sau ir rodote dėmesį sau. Jūs sau sakote, kad galite atlikti sunkias užduotis, ir šie modeliai bei toks požiūris atsiranda kitose srityse.

Šis domino efektas gali prasidėti darbe ar jūsų asmeniniame gyvenime. Tai gali net prasidėti nuo jūsų treniruočių rutinos – Nwokoma pažymi, kad iš tikrųjų yra koreliacija tarp žmonių, kurie sportuoja, ir kurie yra produktyvūs.

Galite pasiekti tūkstančius užsiėmimų beporeikiant įrangos.

Tačiau tapimas produktyvesniu neturėtų vykti izoliuotai, ypač darbe. Rebecca Hinds, doktorantas, darbo ateities tyrėja ir Asana darbo inovacijų laboratorijos vadovė, teigia, kad tikslų formulavimas turėtų prasidėti nuo individualaus produktyvumo ir tada plisti į komandinius bei organizacinius lygius.

Tyrime egzistuoja sąvoka, vadinama „bendruomenės tragikomedija“, kur žmonės maksimaliai išnaudoja savo produktyvumą, ir tai gali kirsti komandai bei organizacijos veiklai, sako Hinds. Šią sąvoką ji pirmą kartą pamatė būdama konkurencinė plaukikė Stanfordo universitete ir pusfinalio dalyvė Kanados olimpiniuose atrankos varžybose. Elitiniuose lygiuose svarbiausia buvo prisidėti prie komandos, nei padidinti savo individualų našumą, nes tada susiduriate su situacijomis, kai visuma yra didesnė už atskirų dalių sumą.

Kaip tapti produktyvesniu

Tad subalansuotas produktyvumas gali pakeisti mūsų gyvenimą į gerąją pusę – bet kaip iš tikrųjų galite tapti produktyvesniu kasdieniame gyvenime? Nwokoma ir Hinds pateikia praktinius patarimus, kaip pradėti:

1. Įeikite į tinkamą minties būseną

Pradėdami nuo individualaus lygio, Hinds sako, kad svarbu nustatyti savo chronotipą, kuris atspindi jūsų asmeninį vidinį laikrodį ir kada jaučiatės labiausiai energingas. Pavyzdžiui, jei esate rytinis žmogus, tikriausiai nenorėsite taupyti svarbiausių užduočių vakarai.

Be to, vietos savo namuose paskyrimas darbui ar kūrybai gali padėti įsitraukti į darbą. „Kaip ir sportininkui, kuomet tobulinate savo techniką ir našumą, svarbu sužinoti, kas jums veikia“, sako Hinds.

2. Eikite lėtai, kad judėtumėte greitai

Prieš pradėdami užduotį, pagalvokite apie galutinį rezultatą ir sudarykite planą, sako Nwokoma. „Surinkite savo įrankius, išteklius ir žmones, ir sudarykite planą, prieš pradėdami kelionę“, ji teigia. Galų gale, jūs tikriausiai nesiimtumėte virti didelį patiekalą be recepto, laikrodžio, ingredientų, virtuvės reikmenų ir net draugo pagalbos – tad kodėl pradėti svarbią projektą be jokio pasirengimo?

Nwokoma sako, kad strateginis planavimas ir supratimas, ką reikia atlikti ir kada, yra labai svarbūs.

3. Nustatykite etapus ir švęskite pergales pakeliui

Nors galutinio rezultato pripažinimas yra svarbia yra jūsų sėkmingumo dalis, taip pat turėtumėte pripažinti savo pasiekimus projekto arba treniruočių plano metu. „Eikite lėtai, kad judėtumėte greitai“ mantra sako, kad nustatydami išmatuojamus etapus ir jų kiekybinę vertę, aiškiai apibrėšite, kur siekiate.

4. Sumažinkite užimtumo darbo kiekį dieną

Hinds savo tyrimuose Work Innovation Lab rado, kad net 53 procentai darbuotojų laiko praleidžiama atliekant nepagrįstai užimtus darbus.

Ji tvirtina, kad tokie dalykai kaip el. laiškų planavimas ir užduočių organizavimas užima per daug mūsų darbo laiko. „Turėtume užsiimti strateginėmis ir kūrybiškomis užduotimis ir kurti tarpusavio ryšius“, sako ji. „Kruopščiai apsvarstykite, kiek jūsų darbo yra užimtas darbas ir kaip jį galima sumažinti, nes tai ne tik padidina produktyvumą, bet taip pat padidina mūsų įsitraukimą.“

5. Suderinkite tikslus darbe

Jei jūsų tikslas yra tapti produktyvesniu darbe, pasikalbėkite su savo vadovu ir suderinkite tikslus, kad sukurtumėte skaidresnę tikslų sistemą organizacijoje, sako Hinds.

„Svarbiausias veiksmas, kurį galite atlikti kaip asmenybė, vadovas ar vykdantysis direktorius, yra užtikrinti, kad būtų aiškus ryšys tarp žmonių darbo ir įmonės tikslų“, sako ji. Jūsų tikslai turėtų derėti į vadovo tikslus, kurie vėliau pereina į platesnius komandos tikslus ir galiausiai susieti su įmonės tikslais. „Kiekvienas turėtų pabusti kasdien ir žinoti, kaip jų darbas prisideda prie įmonės tikslų“, ji teigia.

6. Planuokite neliečiamas užduotis savo dieną

Jūsų dieną turėtų sudaryti įprasti elementai, kurie padės jums būti produktyvesniems, įskaitant tai, ką darote darbe ir už jo ribų.

„Man kasdien eiti į sporto salę yra nepajudinama taisyklė, nes žinau, kad tai mane nuteikia tinkamai, tai padeda atsiriboti nuo „biuro mąstymo“ ir grįžus į darbą mąstyti kūrybingai“, sakė Hinds. „Labai svarbu nustatyti šias ribas ir nuosekliai jų laikytis, užtikrinant, kad darote tai, kas yra geriausia jums kaip asmeniui.“

7. Įtraukite džiaugsmą į savo rutiną

Kartais mūsų įsipareigojimai gali pasirodyti truputį monotoniški, paliekant jus mažiau susižavėjusiais tuo, ką darote. Dėl to turėtumėte teikti pirmenybę džiaugsmui.

„Mūsų treneris Stanforde dažnai sakydavo, kad laimingi plaukikai yra greiti plaukikai, ir manau, kad tas pats lygmuo tinka ir darbe“, sakė Hinds. „Darbo vietoje nepakanka įtraukti džiaugsmo, ir turėtume švęsti savo komandos draugus, sukurti aplinką beveik kaip sporto komandos atmosferą. Tai motyvuoja žmones norėti atlikti darbą ir būti juo susijaudinusiems.“

Tai siejasi su Nwokoma idėja švęsti kiekvieną pasiekimą ar mažą pergalę, nepriklausomai ar tai būtų asmeninis treniruotės pasiekimas ar komandos projekto pabaiga su bendradarbiu.

8. Įtraukite lankstumą į savo rutiną

Žinoma, ne viskas vyksta pagal planą, nesvarbu, kiek strateguojate. „Jūsų ketinimas gali būti sportuoti kasdien 45 minutes, tačiau galbūt susiduriate su iššūkiais dėl vaikų ar pasitaiko nenumatytas susitikimas“, sako Nwokoma. „Duokite sau malonės, prisiminkite, kad esame žmonės, ir likite ištikimi savo siekiams, net jei viskas nevyksta taip, kaip norėtumėte.“

9. Atsitraukite, kad sukurtumėte naujas idėjas

Jeigu norite būti produktyvesni, galite manyti, kad reikia maksimaliai išnaudoti kiekvieną minutę – bet tiek Nwokoma, tiek Hinds sutinka, kad laiko atsitraukimas nuo atsakomybių iš tikrųjų didina produktyvumą.

„Pavyzdžiui, sportavimas, pasivaikščiojimas ar meditavimas leidžia mums būti geriausia savęs versija, kad galėtume grįžti ir būti geriausia darbuotoja ar žmogumi, kuriuo norime būti“, sako Nwokoma. Be to, dažnai geriausiomis idėjomis ateiname, kai atsitraukiame nuo savo atsakomybių, ji prideda.

Hinds teigia, kad ši metodika kartais vadinama „kūrybiniu klaidžiojimu“, nes ji sujungia skirtingas sritis. „Pamokos, kurias įgyjate iš sričių už darbo vietos ribų, taip gerai pritaikomos darbo vietoje“, ji aiškina, ypač kūrybiškumui ir inovaciniams sprendimams. Be sportelio arba meditavimo, ji sako, kad mūsų geriausios idėjos taip pat gali atsirasti iš maudymosi duše, muzikos klausymosi arba žiūrėjimo ar meno kūrimo.

10. Supraskite ryšį tarp produktyvumo ir poilsio

Be atsitraukimo, yra ir daugybė priežasčių, kodėl pertraukos gali padėti tapti produktyvesniems.

Tikrasis produktyvumo ir tikslų pasiekimas efektyviu ir veiksmingu būdu reikalauja poilsio, sako Nwokoma. Su poilsiu galime geriau mąstyti, kurti naujas idėjas, inovuoti ir išgauti informaciją iš smegenų greičiau. Be poilsio lengviau daryti klaidas ir negilinti kritinio mąstymo, ji sako.

Hinds sako, kad šio produktyvumo ir poilsio pusiausvyros reikšmę galima palyginti su maratono treniruotėmis, kuriose treniruotės labai intensyvios, bet iki didžiojo bėgimo mažinamos.

„Manau, kad tiek sporte, tiek darbe, yra ritmai, kuriuos turime išgyventi, kad pasiektume aukščiausią produktyvumą“, sako ji. „Sporte reikia labai sunkiai dirbti ir tada atleisti pavarų svirtį. Darbo pasaulyje reikia laiko toli nuo susitikimų giliam darbui atlikti.“

Produktyvumas vs. toksiškas produktyvumas

Daugiau ne visada yra daugiau. Svarbu įsitikinti, kad jūsų produktyvumo pastangos nevirs į toksišką produktyvumą, kuris yra nesveikas ir nesustabdomas noras būti nuolat produktyviu, neatsižvelgiant į poveikį jūsų gerovei, santykiams ar gyvenimui, taip, kaip apibrėžia „Harvard Business Review“.

Hinds kategorijų šią sritį kaip „produktyvumo teatras“ arba „perkrovimas ir perpildymas.“ Pirmasis, ji sako, yra plačiai paplitęs organizacijose ir susijęs su darbuotojų apsimetimu produktyviais.

Jie įjungia savo „Slack“ šviesą žaliai, kad parodytų, jog yra pasirengę, jie užpildo savo kalendorius susitikimais, jie siunčia pranešimus visą parą ir daro šiuos labai atlaidžius veiksmus, sako ji. „Jūs darote šou, o ne realų darbą.“

Tada tenka perdegimas, kurį Hinds sako, kad organizacijose labai paplitęs. Tai gali turėti pasekmių produktyvumo perspektyvoje, bet taip pat paveikti jūsų darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą.

Nwokoma pažymi, kad toksiškas produktyvumas gali atsirasti, jei užsitraukiate į darbą ar kitą veiklą, kad išvengtumėte kitų dalykų. Tai gali pasireikšti, kai apleisite savo sveikatą ir keičiate rutiną ar elgesį. „Jei anksčiau eidavote į sporto salę, jūs jau nebeeinamėte į sporto salę“, ji sako. „Jei anksčiau susitikdavote su draugais socialiai, jūs nebegrįžtate susitikti su draugais socialiai.“

Nwokoma pabrėžia, kad nėra gerai būti visiškai priblokštam savo atsakomybių. „Skirkite laiko pailsėti, žaisti, smagiai leisti laiką, kad iš tikrųjų būtumėte efektyvūs ir galų gale produktyvūs“, sako ji. Atminkite: atsitraukimas, lėtėjimas ir praleidimas laiko džiaugsmui ir savarankiškumui yra svarbiausi dalykai produktyvumui ir, dar svarbiau, jūsų gerovei.